Följ oss gärna

Så digitaliserade vi vår egen redovisning och slapp kvittohögar

26 februari 2018 Peter Svenonius

Företagets bokföring påverkas i hög grad av den pågående digitala transformationen. Här är en kort sammanfattning av våra erfarenheter från digitaliseringen av den löpande redovisningen på Humagic. Ställer de stora redovisningsbyråerna om tillräckligt fort eller kommer uppstickarna ta över kunderna?

Redovisning - perfekt för automatisering

En stor anledning till att just kontering och kvittoredovisning lämpar sig bra att digitaliseras är att många av arbetsuppgifterna är monotona och ger lite (om ens något, om man vill vara kompis med Skatteverket) utrymme för mänsklig kreativitet.

En robot eller artificiell intelligens är mycket bättre på att göra den här typen av arbetsuppgifter – likadant varje gång utan att knorra och alltid enligt reglerna. PwC har anställt sin första robot

Men alla redovisningsassistenter då?

Antingen accepterar vi den här utvecklingen och ser möjligheten med att använda mänsklig kompetens till det den är bäst på, eller så kämpar vi emot de betydligt snabbare, säkrare och billiga robotarna.

För den som vill se glaset som halvfullt är automatiseringen en möjlighet att ge ekonomiassistenter mer stimulerande, meningsfulla och utvecklande arbetsuppgifter.

Automatiserad redovisning för oss på Humagic

Humagic startade för över 15 år sedan. Vi har under åren använt olika lösningar för vår egen bokföring. Vi har haft den ute hos olika byråer, både stora och små. Vi har haft den ”hemma på kontoret” med anställda ekonomer och redovisningsassistenter.

En stor anledning till att vi började utforska möjligheterna med att digitalisera vår löpande redovisning var att vi behövde bättre beslutsunderlag - 100% korrekta och dessutom i realtid.

Roligare, eller i alla fall mindre trist

Så sent som förra veckan pratade jag med en konsultchef på ett stort och framgångsrikt konsultföretag. En sak som tog mycket energi var att hen inte redovisat sina kvitton på flera månader. Ekonomichefen tjatade. Och eftersom det var privata pengar som användes misstänker jag att det även påverkade privata relationer.

Så gör vi

Vi skickar digitala kvitton (blir allt vanligare, även Pressbyrån erbjuder digitala kvitton nu) vidare till en speciell e-postadress. Numera teckentolkas de också via OCR, så att vi behöver göra ännu mindre manuellt arbete. Fysiska kvitton fotas och sparas i en pärm om det skulle bli revision från Skatteverket. Därefter gör vi samma sak som med de digitala kvittona. Väldigt smidigt att direkt efter en kundlunch eller bokad resa hantera sitt kvitto med mobilen! Inga högar med dåliga samveten som tar energi.

Billigare, eller i alla fall mindre kostsamt

Kostnaden för en anställd med lön, sociala avgifter, pension, arbetsplats, IT-utrustning, vidareutbildning är en betydande post för något som är nödvändigt men inte en del av kärnverksamheten.

Så gör vi

Vår digitala redovisning kostar ungefär en fjärdedel. Samtidigt kommer så klart även de digitala tjänsterna utsättas för prispress i takt med att fler aktörer etablerar sig och tjänsterna utvecklas.

Bättre, för alla

Eftersom de flesta svenska företag har kalenderår har revisorer och redovisningskonsulter som mest att göra under våren. Det ger en ojämn belastning och påverkar byråernas förmåga att attrahera och behålla nya talanger. Dessutom riskerar kundnöjdheten och tillväxten påverkas när konsulterna på byråerna är upptagna med leverans istället för att träffa kunder och utforska nya behov.

Flera undersökningar pekar på hur Millennials har helt andra krav på sin arbetsplats när det gäller arbetsbelastning, frihet och att arbetsuppgifterna känns roliga, meningsfulla och utvecklande.

Så gör vi

Vår digitala bokföringsbyrå säkerställer att vi har tillgång till den kompetens som behövs – oavsett om den sitter i en mänsklig hjärna eller i en app. Byrån håller sig själva och oss uppdaterade om nya regler, tex när det föreslås förändringar i 3:12 reglerna eller när det kommer nya direktiv för hur intäkter och kostnader ska redovisas. Utan att det kostar mer.

Möjlighet eller utmaning? Välj själv!

Med en ledande digital tjänst kan

  • Redovisnings- och revisionsbyråer frigöra värdefull kompetens för att erbjuda fler kunder kvalificerad rådgivning.
  • Ekonomiavdelningar kan säkerställa tid för analys och underlag för beslut om nya investeringar snabbare
  • Redovisningsassistenter få mer stimulerande, meningsfulla och utvecklande arbetsuppgifter

En digital redovisningstjänst behöver vara ständigt uppdaterad, enkel och rolig att använda och dessutom erbjuda ett betydligt lägre pris. Det är en ny affärsmodell där kunder inte betalar per timme utan för en funktion.

Den digitala affären får därför inte ses som en konkurrent till den befintliga manuella affären på en redovisningsbyrå – då kommer kunderna välja en annan tjänst i slutändan. Därför tror jag det är helt rätt att PwC säljer Business Services för att säkerställa att de olika affärsområdena ges resurser att utveckla ledande digitala tjänster och erbjuda den bästa rådgivningen.

Webinar: Så säkrar revisorer och redovisningskonsulter nya resultat – i en redan upptagen vardag

Anmäl dig nu »